Digitale Mitarbeiterakte: Warum gerade für Kanzleien so wichtig?

Der Lohnbereich ist einer der engsten Kontaktpunkte zum Mandanten. Neueinstellungen, Gehaltsänderungen, Elternzeit, Minijobs, Krankenkassenwechsel: Wenn sich im Unternehmen etwas bewegt, landet die Information häufig zuerst bei der Lohnabteilung. Deshalb ist die effiziente Zusammenarbeit zwischen der Lohnabteilung und dem Mandanten entscheidend.

Neue Anforderungen an die digitale Ablage von Entgeltunterlagen verändern die Zusammenarbeit im Lohnbereich – und bieten Kanzleien gleichzeitig die Chance, ihre Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten.

Für Kanzleien ist das die Gelegenheit, die Zusammenarbeit mit Mandanten neu zu denken.

Dokumente sollten strukturiert, vollständig und schnell auffindbar sein. Doch in vielen Kanzleien liegen Personaldokumente noch verteilt in E-Mail-Postfächern, Papierordnern oder unterschiedlichen Ablagesystemen.

Eine digitale Mitarbeiterakte kann hier Abhilfe schaffen – und aus dem Dokumentenchaos einen klaren Prozess für die Kanzlei und den Mandanten schaffen.

Warum betrifft das neue Gesetz auch Kanzleien?

Ab 2027 müssen lohnrelevante Entgeltunterlagen digital geführt und im Rahmen einer Prüfung elektronisch bereitgestellt werden können.

Für Steuerkanzleien hat das direkte Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Denn Unternehmer werden nach eigenen Lösungen suchen. Für Kanzleien ist das die Chance, die digitale Zusammenarbeit mit ihren Mandanten aktiv mitzugestalten.

Wer seinen Mandanten frühzeitig eine Lösung anbieten kann, die die neuen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig einen runderen Workflow ermöglicht, schafft klare Abläufe, die zu den eigenen Lohnprozessen passen.

Eine gemeinsame Lösung schafft eine einheitliche Grundlage und macht aus der neuen Anforderung eine Chance, die Zusammenarbeit spürbar zu verbessern.

Damit wird die digitale Mitarbeiterakte zu einem essenziellen Baustein für die Lohnabteilung und den Mandanten.

Die Fastdocs-Mitarbeiterakte als Lösung

Die digitale Mitarbeiterakte ist mehr als eine reine Ablage für Mitarbeiterdokumente. Richtig eingesetzt, wird sie zu einer gemeinsamen Arbeitsgrundlage für die Kanzlei und den Mandanten.

Statt Unterlagen per E-Mail hin und her zu schicken, arbeiten beide Seiten auf einer gemeinsamen Datenbasis: Der Mandant erhält eine Mitarbeiterakte für sein Unternehmen, in der er Dokumente direkt seinen Mitarbeitenden zuordnen kann – und die Kanzlei erhält zugleich eine übersichtliche Lohnakte, in der alle lohnrelevanten Unterlagen strukturiert und sofort griffbereit sind.

Besondere Funktionen und klar definierte Rollen und Zugriffsrechte machen die Fastdocs-Mitarbeiterakte zu einem ganzheitlichen Prozess.

Vorteile & Funktionen

• Schneller Upload: Dokumente lassen sich unkompliziert per Drag-and-drop oder auch über das Mobilgerät hochladen. Mobil können Dokumente sogar noch schnell fotografiert und anschließend hochgeladen werden.
• Sauber dokumentiert: Mit der Notizfunktion können wichtige Infos direkt am Dokument hinterlegt werden. Dabei lässt sich festlegen, ob eine Notiz nur für die Kanzlei oder auch für den Mandanten sichtbar sein soll. Das integrierte Logbuch dokumentiert außerdem alle wichtigen Änderungen. So bleibt nachvollziehbar, wer wann an einem Dokument dran war.
• Geregelter Zugriff: Die Kanzlei kann nur die Dokumente sehen und bearbeiten, die vom Mandanten als lohnrelevant gekennzeichnet und für die Kanzlei freigegeben wurden. Interne HR-Unterlagen bleiben beim Mandanten.
• Klare Rollen & Rechte: Der Mandant kann Dokumente, die für die Kanzlei freigegeben wurden, selbst nicht löschen. Die Entscheidungsmacht über die Lohnakte liegt beim Sachbearbeiter. Das ermöglicht eine gute Zusammenarbeit ohne Rollenchaos.
• Fristen im Blick: Das integrierte Löschkonzept hilft Dir dabei, Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten und macht sichtbar, wann ein Dokument gelöscht werden muss – damit kein digitaler Datenfriedhof entsteht.
• Einfacher Export: Prüfungsrelevante Dokumente lassen sich einfach zusammenstellen und können direkt exportiert werden. So können die benötigten Unterlagen gezielt bereitgestellt werden, ohne die gesamte digitale Mitarbeiterakte durchsuchen zu müssen.

Warum gerade die Mitarbeiterakte von Fastdocs?

Auf dem Markt gibt es viele Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung. Umso wichtiger ist die Frage: Warum sollten sich Kanzleien gerade für Fastdocs entscheiden?

Hier findest Du die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

Der wohl größte Unterschied liegt aber nicht in den Funktionen.

Das, was Fastdocs ausmacht, ist die enge Zusammenarbeit mit anderen Kanzleien. Kundenfeedback spielt in der Entwicklung dabei eine große Rolle. Die Fastdocs-Mitarbeiterakte wurde aus der Kanzleibrille heraus entwickelt – der Prozess, der Aufbau und die einzelnen Funktionen sind das Ergebnis der Wünsche vieler Lohnsachbearbeiter, die täglich mit diesen Bereich zu tun haben. Die Fastdocs-Mitarbeiterakte ist deshalb mehr als nur ein digitaler Ablageort – und kann für Kanzleien zu einem wichtigen Bestandteil moderner Lohnprozesse werden.

Deine Lösung: Weniger Dokumentenchaos

Zusammengefasst sollte eine digitale Mitarbeiterakte bestimmte Kriterien erfüllen und am Ende dafür sorgen, dass das Dokumentenchaos ein Ende hat.

Die Fastdocs-Mitarbeiterakte modernisiert die digitale Dokumentenverwaltung.

Für die Kanzlei heißt das:

• weniger Suchaufwand im Kanzleialltag
• weniger Rückfragen an Mandanten
• eine übersichtliche & zentrale Lohnakte
• eine professionelle & moderne Zusammenarbeit mit den Mandanten

Für den Mandanten bedeutet es:

• eine smarte Lösung für 2027
• eine digitale Mitarbeiterakte zur internen Dokumentenverwaltung
• die schnelle & einfache Übermittlung lohnrelevanter Unterlagen

Und für beide Seiten heißt das: eine Zusammenarbeit, die digital, strukturiert und vor allem einfach funktioniert – ohne lange Kommunikationswege und ohne Stress.

Lerne die digitale Mitarbeiterakte von Fastdocs kennen – und teste jetzt 14 Tage lang kostenlos!